Perlap JD oi oi!

Dimulai ketika teman saya Nanda yang menawarkan saya untuk menggantikan posisinya sebagai koordinator tim perlengkapan Journalist Days 2008 Chusnul. Awalnya saya ragu karena sebelumnya belum berpengalaman di JD (Journalist Days), namun ternyata setelah dipasangkan dengan Lukas, saya terima saja dan terjebaklah saya. Saya bersedia karfena Lukas adalah teman saya sebelumnya, teman bertanding WE, dan dia pernah mengikuti JD tahun sebelumnya sehingga saya merasa sangat terbantu.

Pekerjaan pertama dimulai saat membuat pra anggaran, dan menyiapkan segala sesuatu pada saat biding. Ok singkat cerita kami memenangi tender. Singkat karena memang tidak ada hal yang begitu penting disamping persiapan yang relative singkat.

Setelah itu kami memulai pekerjaan dengan Open Recruitment staff perlap. Tidak disangka yang mendaftar perlap cukup banyak, mungkin karena factor saya dan Lukas yang menarik dan imut. Tapi yang mendaftar hampir 90% pria… aduh! Lalu dimulailah proses recruitment yang singkat. Banyak teman kami yang mendaftar namun kami tolak, karena kami lebih memprioritaskan bagi yang memiliki jadwal tidak begitu padat, dan angkatan 2007 dengan asumsi angkatan 2007 lebih mudah dipengaruhi dan disuruh-suruh. Namun ternyata asumsi itu tidak tepat, karena anak 2006nya walaupun teman sendiri ada yang mudah dimintai tolong (disuruh-suruh). Hasil dari open recruitment tim perlap pun memunculkan korban-korban sebagai berikut : Edward (Edu). Michael (Mike), Said, Rendy. Andy, dan satu-satunya cewe’ Esha. Pemilihan Esha didasarkan kepada kebutuhan perlap akan cewe’, maksudnya kita butuh untuk mengurus perizinan karena wanita labih mudah untuk melakukannya. Selain itu evaluasi tahun lalu menyebutkan 50% staff perlap cewe’ dan ternyata tidak efektif. Sedangkan kemampuan lima pria sisanya dikarenakan factor X. Apa itu factor X? kami pun tidak yakin. Yang pasti meereka dibutuhkan karena kemampuan mereka yang berbeda-beda yang cocok untuk menempati pos penanggung jawab (PJ) dalam perlap. Berikut daftar pembagian kerja.

1. Edu (PJ handycam, dan kelengkapan acara hari H)

Pekerjaannya baik, dapat mengerjakan segala hal yang diperintah. Hanya satu blunder yang dilakukan saat hari H. Namun secara keseluruhan komitmennya terjaga.

2. Mike PJ percetakan

Sebagai PJ percetakan, dia kurang terlihat sebagai PJ percetakan, namun lebih berguna dibidang lain, seperti pengoperasian laptop, LCD, dan yang berhubungan dengan computer pada saat hari H.

3. Esha PJ Perizinan

Sebagai PJ Perizinan, kerjaannya sangat baik, bahkan membuat terharu dan bangga karena kita merekrut orang yang tepat.

4. Said PJ Percetakan

Seperti Mike, kurang berperan pada proses percetakan, namun komitmennya terjaga, karena dia masih sanggup melakukan survey percetakan yang diminta, walau dia sempat pulang ke Solo waktu itu.

5. Rendy PJ Bus

Sebagai PJ Bus, kurang terlihat hasil dari pekerjaannya walaupun dia sudah berusaha, dan kita menghargainya. Namun saat Hari H komitmennya sangat tinggi, karena dia bekerja keras saat itu.

6. Andy PJ Kaos

Hasil kerja sebelum hari H terlihat, namun sayangnya saat hari H, dia sibuk dengan kegiatan diluar JD, sehingga kinerjanya kurang maksimal.

Berlanjut setelah Oprec, kita mulai bekerja sesuai timeline, dimana pekerjaan perlap jauh sebelum hari H, cukup lenggang. Pekerjaan pertama dimulai ketika mencetak proposal dan kop surat di pramuka. Sayangnya terjadi sedikit kesalahan pada desain sehingga menyebabkan kerugian cukup besar, dimana proposal tidak tercetak sesuai target hampir setengahnya. Karena itu kedepannya diharapkan lebih teliti sebelum mencetak.

Menjelang hari H, kira-kira H- satu setengah bulanan, tiba-tiba perlap yang tadinya adem ayem karena terlihat santai, bak geledek menyambar, pekerjaan jadi bejibun. Banyak hal yang harus disiapkan, seperti percetakan alat publikasi dan kelengkapan acara. Masalah demi masalah terus berdatangan, setiap kita menyelesaikan satu pekerjaan, maka pekerjaan lainnya datang. Permasalahan yang mencolok adalah kegagalan mendapat izin membuka corner tiket di FISIP. Saat itu untuk mendapat izin kita harus membayar pihak FISIP sebesar Rp.600.000,- perhari. Wow jumlah yang kelewat batas. Bayangkan saja Auditorium Sumitro Djojohadikusumo di FE yang memiliki fasilitas AC, Ruang besar, dengan segala perangkat audiovisualnya dihargai Rp.1.000.000,- sehari untuk acara dengan sponsor. Sedangkan corner di FISIP dengan sebuah meja dan dua buah kursi yang belum tentu juga disediakan oleh pihak kampus dihargai segitunya. Jika kita buka corner selama 10 hari maka dana yang dihabiskan untuk satu corner di FISIP mencapai Rp.6.000.000,- benar-benar parah. Padahal tahun sebelumnya tidak dimintai bayaran sama sekali. Kita pun mencoba mencari solusi. Adalah Fisiper (organisasi BOEnya FISIP) yang diajak kerja sama, tak disangka mereka yang awalnya setuju untuk dititipi tiket, tiba-tiba berkata begini “JD boleh numpang di corner kami asal jangan ketauan kalo ada JD dicorner kami, cukup taro tiket”. Dan kabarnya mereka meminta bayaran. lah sama juga bodong kalo begitu. Akhirnya kita tidak jadi buka corner di FISIP, kita cukup membuka corner di stasiun dan Lobby Ged A FE.

Kita mencetak poster di senen lewat teman kita Giffar, sehingga costnya lebih besar sedikit untuk jasa Giffar. Hal itu dilakukan karena saat itu tim perlap sedang sibuk dengan kegiatan lain dan juga UTS, apabila kita paksakan dari perlap sendiri yang mencetak takut tidak maksimal, karena Giffar lebih dapat dipercaya. Setelah mencetak poster, baliho, spanduk dan lainnya. Kita harus mencetak seminar kit, dimana seksi HPD belum selesai dalam mengerjakan desainnya, sehingga kita harus menunggu HPD, dan kita semua pun menjadi deadliners sejati saat itu.

Saat pelaksanaan hari H, hari kesatu (seminar), tim perlap sibuk parah karena bergantian dimintai tolong untuk melakukan pekerjaan, seperti menjaga bazaar dan kelengkapannya, kelengkapan di auditorium, angkat sini angkat sana. Sehingga cukup menguras tenaga, mental, dan pikiran. Saat itu wakor saya Lukas, bahkan ditengah pekerjaan tiba-tiba disuruh mengantar pembicara padahal sebelumnya tugas itu sudah dialihkan, dan Lukas banyak kerjaan perlap lainnya. Besoknya dia sakit. Saya pun harus bolak balik ke jimboy untuk mencetak sertifikat pembicara sampai tiga kali pada satu hari, untuk urusan mencetak, mba-mba jimboy sampai bosen dibuatnya. Tim Perlap lainnya juga pada tepar, sehingga saya tidak tega untuk menyuruh mereka menginap menjaga barang di kampus pada hari pertama, alhasil hanya saya dan chusnul si PO yang menginap malam itu, ah sial sama cowo’…

Hari kedua relative tidak sesibuk hari pertama, namun saya kehilangan wakor yang tepar, sehingga tidak ada yang menggantikan ketika saya ingin tidur siang. Untungnya hari kedua tidak terlalu sibuk, walaupun pagi-pagi sempat terjadi kepanikan dimana ternyata ruang tritura tidak memiliki infocus. Kesalahan saya dimana lupa dalam menyediakan itu, sehingga kita menelepon anak-anak yang punya bisnis nyewain infocus, dari anak senat, sampe ketua senatnya, gw telponin tapi hasilnya belom pasti dapat dijamin, akhirnya saya nanya ke Seno anak 2004, pas gw telpon taunya dia 10menit lalu juga sudah ditelpon sama panitia JD katanya, ya begitulah kepanikan pagi hari sampai semua orang nyariin infocus. Terima kasih untuk semua. Akhirnya kita pakai punya Seno, lewat Meidy 2006 yang megang infocusnya Seno. Malamnya anak perlap yang menginap si Rendy dan Said. Sedangkan saya merasakan nikmatnya kasur dikostan. Hehe makan staff sendiri.

Hari ketiga pun datang seperti hari kedua, tidak terlalu sibuk dan sepertinya staff perlap sudah mulai biasa melakukan pekerjaan, seperti menjaga bazaar, dan kelengkapan lainnya, Lukas pun sudah kembali. Namun sore harinya menghentak saat terjadi kepanikan, handycam yang disediakan panitia, tidak bisa mentransfer data ke laptop, sehingga muncul masalah baru, anak acara ada yang cemas, ada yang lemas, ada yang keramas, lho.. masalah ini pun sebenarnya hal baru karena tahun-tahun sebelumnya belum pernah muncul, sehingga kita kecolongan. Lalu solusi pun keluar, Ratih staff acara membawa handycam yang bermasalah dan membereskan situasi dengan mentransfer videonya lewat bantuan kakaknya, selanjutnya seksi acara mengendurkan susunan acara.

Hari keempat, banyak hal yang mengilukan, kita perlap sudah susah payah menyiapkan tempat di SC untuk walk in interview Metro Tv, kita angkat sana angkat sini, sampai saya diomelin anak Lifo karena meminjam sekat Lifo tidak dengan surat walau sebelumnya sudah memberitahu yang bertanggung jawab di Lifo. Ketika semua beres, lalu tiba-tiba tempat walk in interview dipindah ke gedung dekanat lantai 3, karena dinilai tidak layak di SC yang panas (kita dah minta tolong panitia bawa kipas angin dari rumah untuk dipake, total ada 15 kipas yang sia-sia tidak digunakan). Perlap melakukan pekerjaan yang sia-sia huh. Siang harinya saya melakukan hal yang sama, dimana mic di tritura habis baterainya, saat itu saya sedang santai menjernihkan pikiran dikostan, belum ada 5 menit masalah itu datang. Baterai habis, saya Tanya ke mike, baterainya apa? Katanya AAA, saya cari kesana kesini, akhirnya dapat diwarung dikutek, lalu saya ngebut ke tritura bawain baterai AAA yang saya lupa minta kwitansinya jadi gak bias direimburse sial. Ternyata disana baterai sudah dibeli Said, yang sebelumnya saya suruh cari tapi tidak dapat sehingga saya turun tangan. Lebih sial lagi ternya mic nya pake baterai AA, bukan AAA. Bagus… gw dikerjain.

Hari kelima saat company visit, kita menyuruh Andy untuk ikut company visit sebagai wakil perlap, karena 3 hari sebelumnya dia sering hilang, karena kesibukannya di kegiatan lain. Yang lainnya pun bias santai dan cukup mengurus bazaar saja.

Akhirnya selesai juga acara yang begitu panjang dengan mengorbankan darah dan keringat hingga menggetarkan sanubari. Saya pun cukup puas dengan keseluruhan kinerja Perlap dari wakoor saya yang bekerja keras, dan seluruh staff saya yang bekerja penuh semangat. Sekian dari saya, terima kasih karena sudah meluangkan waktu membaca cerita saya yang biasa-biasa saja. Yuuk mari…